第13章 制發檔案的手藝

週一下午，在鄔江鎮鎮政府黨政辦公室裡，徐晨靜靜地坐在辦公桌前，手中的筆在紙上划動著，心裡卻是翻江倒海。他是一名新入職的公務員，對於黨政工作的種種流程和規範，都還處於摸索學習的階段。而今天，他面臨著一項重要而繁瑣的任務——學習並掌握印發紅標頭檔案的格式流程。

紅標頭檔案，是黨政機關釋出正式公文的一種形式，因其檔案頭部分通常以紅色字型標註而得名。它代表著政府的權威和決策的莊重，每一個字、每一個標點符號都不能有絲毫的差錯。

徐晨深知自已肩負的責任重大，因此格外謹慎。他開啟電腦，開始瀏覽鎮政府過往的紅標頭檔案，試圖從中找出一些規律和要點。然而，看似簡單的檔案背後，卻隱藏著許多複雜的細節和規定。檔案的編號、標題、正文、附件、日期、發文機關等每一個部分，都需要嚴格遵循固定的格式和要求。

徐晨一邊翻閱著檔案，一邊在筆記本上記錄下要點。他注意到，紅標頭檔案的字型、字號、行距都有著嚴格的規定，甚至連檔案的紙張大小和顏色都有著明確的標準。這些看似微不足道的細節，卻構成了紅標頭檔案莊重而嚴肅的整體形象。

在學習的過程中，徐晨也遇到了一些困惑和難題。有時候，他會因為某個細節的不確定而反覆查閱資料，甚至向同事請教。同事們都很耐心地解答他的問題，讓他感受到了集體的溫暖和力量。

經過這段時間的努力學習，徐晨終於對紅標頭檔案的格式流程有了較為清晰的認識。他開始嘗試自已動手編寫一份紅標頭檔案，希望能夠將所學的知識運用到實踐中去。

然而，實踐中的挑戰遠比想象中要大。徐晨在編寫檔案的過程中，不斷遇到新的問題和困難。有時候是格式上的疏漏，有時候是內容上的不嚴謹，每一次都需要他耐心地查詢原因並進行修改。

在這個過程中，徐晨深刻地體會到了黨政工作的嚴謹性和重要性。他明白，每一個檔案的印發，都代表著政府的決策和意志，關係到人民群眾的切身利益。因此，他必須時刻保持高度的責任感和敬業精神，確保檔案的準確性和權威性。

經過多次的修改和完善，徐晨終於完成了他的第一份紅標頭檔案。當他將檔案交給領導審閱時，心中充滿了忐忑和期待。領導仔細地審閱了檔案，給予了肯定的評價，並提出了一些寶貴的建議。

徐晨感到無比欣慰和自豪，他知道自已邁出了重要的一步。他明白，這只是一個開始，未來的道路上還有許多挑戰和機遇等待著他。但無論如何，他都會堅持下去，不斷提升自已的能力和素質，為黨和人民的事業貢獻自已的力量。

學習印發紅標頭檔案的過程雖然充滿了挑戰和艱辛，但對於徐晨來說，這卻是一次難得的成長和歷練。他學會了如何嚴謹地對待工作，如何不斷地學習和進步，如何與同事團結協作共同完成任務。這些寶貴的經驗和體會，將成為他未來職業生涯中不可或缺的財富。

在黨政辦公室裡，徐晨繼續著他的工作和學習。他細細回顧起自已第一次學習印發紅標頭檔案的經歷，心中充滿了感慨和感激。他知道，正是那段經歷讓他更加堅定了自已的信念和追求，讓他更加珍惜現在的工作和生活。

在徐晨的心中，紅標頭檔案不僅僅是一份份公文，更是黨和政府決策和意志的體現。他深知，每一份紅標頭檔案的印發都承載著黨和人民的期望和信任。因此，他始終保持著高度的責任感和使命感，確保每一份檔案都能準確無誤地傳達出黨和政府的決策意圖。

官方檔案，尤其是紅標頭檔案，作為政府機關或企業部門的重要文書，具有深遠的作用與意義。首先，官方檔案具有上傳下達、互通情報的作用。它們是政府、行政機關、專業機構等官方部門釋出或認可的文獻資料，確保了資訊的準確性和權威性。這些檔案能夠將上級的決策、指示和要求迅速傳達給下級，使下級機關能夠了解上級的意圖，明確工作的方向和目標。同時，下級機關也能透過官方檔案向上級報告工作進展、反映問題，實現資訊的雙向流通。其次，官方檔案是工作依據和憑證。它們記錄了各項政策、法規和規章制度的制定、修改和廢止過程，為各級機關和人員提供了明確的工作指導和行為準則。同時，官方檔案也是處理公務、解決糾紛的重要依據，為各項工作提供了有力的支援和保障。

徐晨在筆記本上記錄著從老李那兒學來的經驗，紅標頭檔案主要注意兩個地方，一個是文種，一個是格式。

“官方紅標頭檔案包含多種文種，主要用於表達不同性質的官方資訊。這些文種包括但不限於：

決議：適用於會議討論透過的重大決策事項。

決定：適用於對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

命令（令）：適用於公佈行政法規和規章，宣佈施行重大強制性措施，批准授予和晉升銜級，嘉獎有關單位和人員。

公報：適用於公佈重要決定或者重大事項。

公告：適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

通知：適用於釋出、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

通報：適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

報告：用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見和建議等。

請示：適用於向上級機關請求指示、批准。

批覆：適用於答覆下級機關請示事項。

函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。

除了以上常見的文種外，還有會議紀要、意見等也可能作為紅標頭檔案的形式出現。這些文種的選擇和使用，取決於具體的官方溝通需求和情境。”

徐晨從文印室的存檔檔案裡找到不少檔案模板，對照老李告訴他的文種一一對照的細看學習，以後如果徐晨接到了寫作任務就可以套用模板節約時間了。

除此以外，徐晨覺得最麻煩的是檔案格式，對於新手來說不太友好。

“紅標頭檔案的格式主要包括以下幾個部分：

眉首部分：

份號：秘密公文需標註份號，一般用6位3號阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第一行。

密級和保密期限：涉密公文需標註，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數字用阿拉伯數字標註。

緊急程度：如需標註，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

發文機關標誌：由發文機關全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。發文機關標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

發文字號：編排在發文機關標誌下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。

簽發人：上行文需標註簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；簽發人後標全形冒號，冒號後用2號楷體字標註簽發人姓名。

版頭中的分隔線：發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

主體部分：

標題：一般用2號小標宋體字，編排於紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

主送機關：編排於標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標註；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。

附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

發文機關署名、成文日期和印章：發文機關署名應當用發文機關全稱或者規範化簡稱，居中排布在成文日期之上，以成文日期為準居中編排；成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。加蓋發文機關印章時，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

版記部分：抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全形冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後標句號。印發機關和印發日期：位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔一行位置，左空一字，用4號仿宋體字編排。“印發機關”左空一字，後標全形冒號；“印發日期”右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，後加“印發”二字。”

此外，紅標頭檔案還有其特定的排版格式，包括頁邊距、行間距、字型大小等，這些都需要根據相關規定和標準進行設定。

對於這些格式上的技術引數，徐晨暫時沒有詳細去死記硬背，只不過用一張紙打出來，放在桌邊，如果寫好了一片公文，就按照格式引數自已先調整一遍，再報給文印室校對，透過實踐來記住是最有效果的。